Mit digitalen Tools weniger Aufwand bei der Buchführung

Buchführung ist in vielen Unternehmen aufwendig. Monat für Monat werden zahlreiche Belege mühsam zusammengetragen. Einige sind digital, andere analog. Anschließend werden sie verbucht oder dem Steuerberater per E-Mail übermittelt beziehungsweise im Pendelordner gebracht. Obendrein tippen Mitarbeiter Daten häufig manuell ab, etwa um Rechnungsbeträge zu überweisen. Die Folge: Alles dauert lange, Fehler entstehen und Stress ist garantiert. Doch Abhilfe lässt sich leicht schaffen – dank der Digitalisierung. Denn diese ermöglicht die Automatisierung von buchhalterischen Prozessen.

Voraussetzung ist, dass sämtliche Belege digital vorliegen. Dies können Unternehmen gewährleisten, indem sie von vorneherein darauf achten, Rechnungen und andere Dokumente nach Möglichkeit digital zu erstellen und zu empfangen. Analoge Belege sollten zeitnah eingescannt werden, wobei es nicht zwangsläufig eines Scanners bedarf. Auch das Abfotografieren mit dem Smartphone kann – mit einer geeigneten Software im Hintergrund – genügen. Grundsätzlich gibt es zahlreiche Tools, die die digitale Buchführung unterstützen.

Belegsuche adé

Für das Zusammentragen von Belegen nutzen viele Unternehmen GetMyInvoices – eine Software für automatisiertes Rechnungsmanagement, die sich individuell konfigurieren lässt. Ein Anwendungsbeispiel: GetMyInvoices holt – nach dem einmaligen Hinterlegen der Zugangsdaten Rechnungen und weitere Dokumente aus nahezu allen denkbaren Quellen ab. Dazu zählen Telefonrechnungen genauso wie Rechnungen aus Shopsystemen und von Marktplätzen sowie aus E-Mail-Postfächern und Rechnungserstellungstools. Analoge Belege wie die Quittung an der Tankstelle lassen sich einfach per App scannen. Sämtliche Dokumente werden zentral und sicher in der Cloud gespeichert. Von dort können sie automatisch in zahlreiche andere Lösungen weitergeleitet werden. Dazu zählt DATEV Unternehmen Online, aber auch die Online-Buchhaltungstools lexoffice und sevDesk gehören dazu.

Mehr als Buchführung

Bei DATEV Unternehmen online handelt es sich um ein Programm für den Beleg-, Daten- und Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen sowie steuerlichem Berater. Es unterstützt bei der vorbereitenden Buchführung, die viele Firmen selber erledigen. Sind die Belege einmal im Programm, werden Informationen automatisch ausgelesen und können direkt weiterverarbeitet werden, etwa für Buchungen und Zahlungen. Unternehmer können das Kassenbuch konform zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) führen und Kontoauszüge automatisiert prüfen lassen. Nicht zuletzt sind Auswertungen des Steuerberaters schnell verfügbar.

Mit lexoffice können Unternehmen Angebote, Rechnungen und Mahnungen schreiben, ein Kassenbuch nach den Vorgaben des Finanzamtes führen, die Buchführung erledigen und Lohnabrechnungen erstellen. Sogar Zeiterfassungen und Banking sind möglich. Zudem berechnet lexoffice automatisch die Umsatzsteuer. Das Programm unterstützt bei der Erstellung der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR), der Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) sowie beim Erfüllen der Pflichten rund um den Jahresabschluss einschließlich der Vorbereitung der Steuererklärung. Der Datenaustausch mit dem Steuerberater funktioniert reibungslos.

Mit sevDesk können Unternehmen ebenfalls die Buchhaltung erledigen, einschließlich des Führens des Kassenbuchs und des Schreibens von Rechnungen. Die Software verfügt über ein integriertes Mahnwesen und ermöglicht über eine Schnittstelle das Onlinebanking. Wer möchte, kann überdies Kunden verwalten, die Umsatzsteuervoranmeldung sowie die EÜR erstellen. Auch die GuV wird abgebildet. Dabei passen sevDesk und Steuerberater perfekt zusammen.

Für jeden Bedarf die passende Lösung

Im Grunde genommen lässt sich mithilfe digitaler Tools und passender Prozesse für jeden Bedarf eine Lösung zusammenstellen, mit der die manuelle Arbeit rund um das Thema Buchführung nahezu vollständig automatisiert werden kann. Sämtliche Geschäftsvorfälle lassen sich zeitnah erfassen und verbuchen. Außerdem fallen weniger Fehler an. Unternehmen sparen fast die komplette Zeit, die sie früher mit der Buchführung verbracht haben. Somit rentieren sich die Kosten, die für die Software anfallen, im Nu.

Wollen Sie wissen, wie genau Sie Ihre Buchführung und die Zusammenarbeit mit uns vereinfachen können? Gerne beraten wir Sie als unsere Mandanten.