Gesellschafterverrechnungskonten in einer GmbH im Visier der Finanzämter

Wenn Buchhalter private Aufwendungen von Gesellschaftern einer GmbH buchen, verwenden sie dafür häufig Gesellschafterverrechnungskonten. Doch diese Verfahrensweise, kurzfristige Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen der GmbH und einem Gesellschafter zu vereinen, kann zu Problemen führen.

Hintergrund ist, dass in einer GmbH kein Privatkonto und kein Verrechnungskonto vorgesehen sind. Stattdessen ist von Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern die Rede. Diese müssen getrennt voneinander erfasst werden. Arbeitet ein Gesellschafter als Geschäftsführer, sollte er ein fremdübliches Gehalt bekommen. Er darf nicht ohne Weiteres Geld entnehmen oder in das Unternehmen einbringen.

Fehler mit teuren Folgen

Werden dennoch Buchungen über ein Gesellschafterverrechnungskonto vorgenommen, gilt es auf Details zu achten. Für eine Verrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten etwa ist eine Aufrechnungserklärung erforderlich. Zahlt die GmbH einem geschäftsführenden Gesellschafter zusätzlich zu seinem Gehalt, Zinsen, Miete/Pacht und Erstattungen Geld, so muss dieses als Darlehen eingestuft werden. Bei längerem Verbleib sind Zinsen zu berechnen und zu zahlen – und zwar in der Höhe, wie sie unter fremden Dritten üblich sind. Die Überprüfung dieser fremdüblichen Verzinsung steht nach Angaben der Buchführungssoftwareexperten von Lexware bei einem vorhandenen Verrechnungskonto grundsätzlich im Fokus des Finanzamtes. Hinter fehlenden Zinsen vermutet es schnell verdeckte Gewinnausschüttungen mit teuren Folgen.

Doch es gibt noch weitaus größere Risiken. Zum Beispiel kann etwa ein Insolvenzverwalter Entnahmen von Gesellschaftern als Entnahme der Stammeinlage einschätzen. In einem solchen Fall ist die Haftungsbegrenzung der GmbH ungültig. Wenn sie wieder rechtmäßig werden soll, ist das Stammkapital neu einzuzahlen. Dieser Schritt muss dem Amtsgericht gemeldet werden.

Alternativen sind oft besser

Ein wichtiges Learning sollte daher sein, in einer GmbH keinesfalls Privatentnahmen über ein Gesellschafterverrechnungskonto zu buchen. Gesellschafter haben zwar die Möglichkeit, sich eine Dividende ausschütten zu lassen, jedoch in der Regel erst nach der Feststellung des Vorjahresgewinns, wie im Blogbeitrag „Die GmbH – mehr als nur ein Thema der Haftung“ dargelegt ist. Dies ist relativ spät. Benötigt der Gesellschafter das Geld früher, kann es die bessere Wahl sein, statt der GmbH eine GmbH & Co. KG zu gründen. In dieser können Gesellschafter auch im Laufe des Jahres auf Geld zugreifen.

Diese Überlegung gilt es daher bereits bei der Wahl der Rechtsform zu berücksichtigen. Damit Sie bestmöglich entscheiden können, beraten wir Sie als unsere Kunden ganzheitlich.